Kommunikationsanalyse

19. Januar 2013

Kommunikations Analyse

Zweck der Kommunikationsanalyse ist es, in der Projektphase Feinstudie das Analysieren des Istzustands des Kommunikationssystems mit geeigneten Methoden zu unterstützen, insbesondere das Analysieren der Kommunikationsbeziehungen zwischen Aufgaben, Struktureinheiten (wie Abteilungen und Stellen) und Aufgabenträgern. Dabei ist jede Sender/Empfänger-Beziehung des Istzustands, mit der Information vermittelt wird, eine formale oder informale Kommunikationsbeziehung.

Die Analyse der Kommunikationsbeziehungen ermöglicht die Herausarbeitung von Stärken und Schwächen des Istzustands in bezug auf verschiedene Dimensionen der Kommunikation (z.B. Art, Häufigkeit und Zeitbedarf für die Übermittlung von Information). Die Bedeutung der Methoden der Kommunikationsanalyse ergibt sich aus dem zunehmenden Stellenwert der Kommunikation in einem Informations- und Kommunikationssystem, insbesondere aus dem Nutzen, der durch Ausschöpfung des Kooperationspotentials arbeitsteilig organisierter betrieblicher Aufgaben aktiviert werden kann (z.B. für die Gestaltung von Wissensprozessen). Das Wirksammachen von Kooperation setzt Koordination voraus, die ohne Kommunikation nicht möglich ist.

Kommunikationsanalyse ist daher bei Projektaufgaben von besonderer Bedeutung, bei denen es um die Verbesserung der Zusammenarbeit zwischen den Aufgabenträgern geht (z.B. mit dem Ziel, die Durchlaufzeit von Bearbeitungsobjekten zu verkürzen). Die Leistungsfähigkeit der Methoden der Kommunikationsanalyse ist allerdings vergleichsweise gering; sie unterstützen im wesentlichen nur die Ordnung und Systematisierung der die Kommunikationsbeziehungen beschreibenden Attribute und Attributewerte; Schlüsse auf Stärken und Schwächen müssen die Projektbearbeiter selbst ziehen. Die Methoden sind nicht primär als Alternativen, sondern als sich ergänzend zu sehen. Je nach Analyseobjekt und den subjektiven Präferenzen der Projektbearbeiter werden in einem IS-Projekt mit der Sachmittelplanung bestimmte Analysemethoden festgelegt und bei der Projektabwicklung verwendet.

Allen Methoden haftet ein grundsätzlicher Mangel an: Zwar gelingt es, Kommunikationsattribute wie Mengen, Häufigkeiten, Richtungen, Wege, Mittel, Sender, Empfänger und Kommunikationsart darzustellen, aber diese Informationen sind nur für eine beschränkte Anzahl von Projektaufgaben von Bedeutung (z.B. für die Raumplanung und für die Planung der Kommunikationsmittel sowie für das Erkennen von Störungen in Kommunikationsbeziehungen); von wirtschaftlicher Bedeutung sind jedoch Erkenntnisse über Wert und Wichtigkeit der Kommunikation. Nur auf Grundlage solcher Erkenntnisse kann nämlich entschieden werden, ob Kommunikationsbeziehungen überflüssig oder überdimensioniert sind, oder ob Kommunikationsbeziehungen von großem Wert und hoher Wichtigkeit unterentwickelt sind oder sogar fehlen. Diese Information liefern die Methoden der Kommunikationsanalyse aber nicht.

Methoden der Kommunikationsanalyse

Die nachfolgenden Darstellungsmethoden beschreiben alle formalen Kommunikationsbeziehungen, also die bewusst gestalteten und gewollten Beziehungen zwischen Aufgaben, Struktureinheiten und Aufgabenträgern. Daneben gibt es in jeder Organisation Kommunikationsbeziehungen, die aus sozialen Gründen entstehen (z.B. Anerkennung, Freundschaften, Abneigungen, Machtstreben) oder mit denen Mängel der formalen Kommunikationsbeziehungen auszugleichen versucht werden. Auswirkungen informaler Kommunikationsbeziehungen können negativ (z.B. „Dienst nach Vorschrift“), können aber auch positiv sein (insbesondere dann, wenn sie Mängel der formalen Kommunikationsbeziehungen ausgleichen).

Methoden der Kommunikationsanalyse

Kommunikationstabelle

Eine Kommunikationstabelle dient zur Analyse der Kommunikationsbeziehungen zwischen Stellen in einzelnen Struktureinheiten oder innerhalb von Stellen zwischen einzelnen Aufgabenträgern.

Kommunikationsdiagramm

Ein Kommunikationsdiagramm hat den Zweck, den Inhalt mehrerer Kommunikationstabellen im Überblick darzustellen. Bei der Erstellung eines Kommunikationsdiagramms ist es daher wesentlich, die Gesamtzusammenhänge des Kommunikationssystems darzustellen und die stellenbezogene Sichtweise der Kommunikationstabelle zu überwinden.

Kommunikationsspinne

Bei der Kommunikationsspinne wird ebenfalls die Organisationsstruktur zugrunde gelegt. Sie wird ringartig entlang eines Kreises eingetragen. Durch Zuordnung von verschieden starken Kanten werden die Werte zu den Attributen Kommunikationsdauer oder Kommunikationshäufigkeit dargestellt. Durch die Verwendung von gerichteten Kanten kann die Kommunikationsrichtung angegeben werden (was wegen der mangelnden Übersichtlichkeit jedoch kaum möglich ist).

Kommunikationsmatrix

Bei der Abbildung von Kommunikationsbeziehungen mit einer Kommunikationsmatrix sind zwei Formen zu unterscheiden. Die erste Form der Kommunikationsmatrix dient zur Darstellung der Häufigkeit (h) der Kommunikationsvorgänge und der Zeitdauer (t) je Kommunikationsvorgang, wobei in den Zeilen die Empfänger und in den Spalten die Sender eingetragen werden (oder umgekehrt). In den zweigeteilten Feldern der Matrix werden Häufigkeit und Dauer der Kommunikationsvorgänge erfasst.

Die zweite Form der Kommunikationsmatrix ist eine Adjazenzmatrix, die über Strukturparameter den Entwurf von kommunikationsorientierten Organisationsstrukturen unterstützt. Die Bezeichnungen der Zeilen und der Spalten sind dieselben wie bei der ersten Form der Kommunikationsmatrix. Die Feldwerte der zweiten Form sind 1 und 0, wobei 1 für „direkte Kommunikationsbeziehung vorhanden“ und 0 für „keine direkte Kommunikationsbeziehung vorhanden“ steht.

Kommunikationsnetz

Mit einem Kommunikationsnetz können Werte zu den Attributen Häufigkeit, Menge und Richtung der Kommunikation sowie die Länge der Kommunikationswege dargestellt werden. In Anlehnung an die bei einem Netzplan übliche Darstellung werden die Organisationseinheiten als Knoten (Kreise), die Kommunikationsdauer und die Kommunikationshäufigkeit als gerichtete Kanten (Pfeile) dargestellt. Die Dauer oder die Häufigkeit der Kommunikation oder das Produkt aus Dauer und Häufigkeit kann durch die Stärke der Kanten abgebildet werden. Ergänzend dazu kann die Länge der Kommunikationswege durch Zuordnung von Zahlen angegeben werden. Kritische Wege im Kommunikationsnetz können berechnet werden.

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